Usuários e permissões
Convide pessoas para a conta, organize o que cada uma pode ver e fazer com os perfis de acesso
Convide pessoas para a conta, organize o que cada uma pode ver e fazer com os perfis de acesso
Cada pessoa da sua equipe entra no SunchatPlus com um usuário próprio. É nesse cadastro que você define quem é administrador, de quais departamentos e canais a pessoa participa e qual perfil de acesso limita (ou libera) as ações dela na plataforma. Tudo fica em Configurações > Pessoas > Usuários, que reúne as duas listas: a de usuários e a de perfis de acesso.
Abra a lista de usuários
Vá em Configurações > Pessoas > Usuários e clique em Incluir. O painel Novo usuário abre.
Preencha os dados e envie o convite
Nome e E-mail são obrigatórios. Quem não for administrador precisa também de um Perfil de acesso. Ao salvar, a pessoa recebe um convite por e-mail com um link para definir a própria senha. Enquanto não aceitar, ela aparece na lista como convite pendente.
Complete o cadastro
Na seção Vínculos, defina Departamento vinculado, Canais vinculados e Vendedor vinculado. Em Informações do usuário você pode acrescentar Apelido, Número de WhatsApp e assinatura. Você pode ajustar tudo isso depois, a qualquer momento.
O convite não chegou? Peça para a pessoa conferir a caixa de spam e, se ainda assim nada aparecer, use a ação Reenviar convite na própria lista de usuários. Um novo e-mail é disparado na hora. O passo a passo completo da montagem da equipe está em Convidando a equipe.
Na lista de usuários, clique na linha para abrir o painel Editar usuário. Todos os campos continuam editáveis.
Para tirar alguém da operação, use a chave Ativo, na seção Acesso e status. Desligada, a pessoa não entra mais na plataforma nem recebe conversas, e todo o histórico dela continua no lugar. A ação Excluir, no menu de ações da linha, remove o usuário em definitivo. Guarde-a para o cadastro criado por engano.
Convite pendente que não deve mais valer se resolve do mesmo jeito: Excluir o usuário na lista invalida o convite.
Clique em Filtro para abrir as opções. Combine filtros de Situação, Conexão, Status e Perfil de acesso. A busca considera todos os usuários da conta, mesmo quando há várias páginas na lista.
Em cada seção, pelo menos uma opção permanece ligada. Use Limpar para voltar à lista completa.
Cada usuário informa à equipe (e ao sistema) se pode receber conversas agora:
| Status | Quando usar |
|---|---|
| Disponível | Pronto para atender e receber novas conversas |
| Ocupado | Conectado, mas sem condição de assumir novas conversas |
| Em almoço | Pausa de refeição |
| Ausente | Longe do computador por um período |
Se o departamento distribui conversas apenas para quem está disponível, os demais status tiram o usuário do rodízio até ele voltar. Veja como isso funciona em Departamentos.
O perfil de acesso é um conjunto de permissões que você cria uma vez e aplica a vários usuários. As permissões são organizadas em grupos.
A lista de perfis fica na mesma tela de Configurações > Pessoas > Usuários.
Clique em Incluir na lista de perfis
O painel Novo perfil de acesso abre, com a descrição "Defina o que este perfil pode visualizar e acessar".
Dê um nome ao perfil
Nome é o campo obrigatório. Use um nome que descreva a função ("Atendente", "Supervisor de Suporte"), não a pessoa.
Marque as permissões
Percorra os grupos de permissão e ligue o que esse perfil pode fazer. O que fica desligado simplesmente não aparece para quem usa o perfil.
Salve e aplique
Depois de salvo, o perfil fica disponível no campo Perfil de acesso do cadastro de cada usuário.
Para alterar depois, abra o perfil na lista, em Editar perfil de acesso. As mudanças valem na hora para todos os usuários que usam aquele perfil. Para remover, use Excluir no menu de ações. Se o perfil estiver em uso, mova esses usuários para outro antes.
| Grupo | O que controla |
|---|---|
| Atendimento | Quais abas da caixa de entrada o usuário vê (Fila, Equipe, Grupos, Bot), se pode iniciar atendimento, transferir, finalizar conversa de outro usuário |
| Contatos | Se pode ver a lista completa de contatos, editar ou excluir cadastros |
| Mensagens | Comportamentos de envio, como obrigar a mensagem de transferência ou a pesquisa de satisfação |
| Menus | Quais módulos aparecem no menu lateral para aquele usuário, incluindo Pagamentos e Painel de consulta |
| Dashboards | Quais abas do módulo Dashboard o usuário abre, uma a uma, incluindo o painel Meu desempenho |
| Tickets | O que o usuário pode fazer no módulo de ticket: abrir, editar ação, mesclar, excluir, reabrir, manutenção coletiva e visualizações pessoais |
O efeito é prático e imediato. Um perfil sem a permissão da aba Equipe faz essa aba sumir da caixa de entrada do usuário. Sem a permissão de finalizar atendimento de outro usuário, o botão de finalizar simplesmente não funciona em conversas que não são dele.
O grupo Dashboards tem uma chave por aba do módulo Dashboard. São onze: Visão geral, Tempo real, Chat, Avaliações, Tickets, Reuniões, Motivos de venda, Campanhas, Canais, Contatos e Meu desempenho.
Desligar uma aba tira ela da barra do dashboard e faz o servidor recusar os dados dela. Digitar a URL na mão não contorna.
O item Dashboard do menu lateral aparece quando o perfil tem ao menos uma aba liberada. Quem abre o dashboard sem a permissão de Visão geral cai na primeira aba que enxerga.
Meu desempenho é o painel do próprio usuário, com as conversas atendidas, o tempo médio de atendimento, a satisfação, os tickets e as conversas ainda abertas com ele. Os números são sempre dele. A permissão não depende das outras abas, então dá para liberar só ela para um atendente. As avaliações aparecem sem identificar o cliente que respondeu.
Perfil criado depois desta versão nasce com todas as abas liberadas. Nos perfis que já existiam, cada aba administrativa herdou o valor que a permissão de menu do Dashboard tinha, então ninguém ganhou nem perdeu acesso. Meu desempenho nasce liberado em todos.
O grupo Tickets funciona diferente dos outros. Quatro permissões são de múltipla escolha, em vez de liga e desliga:
| Permissão | Opções |
|---|---|
| Abertura de ticket | Externos e internos, apenas externos, apenas internos ou não permitir. O ticket externo é o do cliente. O interno circula só entre a equipe |
| Edição de ação | Qualquer ação de qualquer usuário, qualquer ação de sua autoria, última ação registrada por qualquer usuário, última ação se for de sua autoria ou não permitir |
| Mesclagem de ticket | Qualquer ticket aberto, apenas tickets novos ou não permitir |
| Exclusão de ticket | Qualquer ticket aberto, apenas tickets novos ou não permitir |
Ticket novo é o que ainda não recebeu nenhuma ação além da abertura.
As outras cinco permissões do grupo são chaves simples: reabrir ticket, fazer manutenção coletiva na listagem, criar visualizações pessoais, editar os painéis que os clientes veem no portal e exibir quem mais está com o mesmo ticket aberto.
Em um perfil novo, as quatro permissões de múltipla escolha começam em Não permitir. Você libera cada uma de forma explícita, então ninguém ganha acesso a ticket por esquecimento.
A permissão de administrador ignora o perfil de acesso. Se um usuário admin está enxergando mais do que deveria, o ajuste não é no perfil: é remover a marcação de administrador no cadastro dele.
Quando alguém da equipe não encontra um módulo no menu (Tickets ou Fluxos, por exemplo), a causa costuma ser uma destas duas: