Atividades
Organize as atividades da equipe, acompanhe prazos e saiba quem está com o quê
Organize as atividades da equipe, acompanhe prazos e saiba quem está com o quê
No SunchatPlus, atividades são as tarefas do dia a dia comercial: ligar para um cliente, enviar uma proposta, cobrar um retorno. Cada atividade tem título, tipo, prioridade e pode ter prazo, responsável e um negócio vinculado. No menu lateral, Atividades reúne tudo em um quadro por status ou em lista. A aba Atividades do Dashboard mostra como anda o ritmo da equipe.
Nos perfis de acesso, a permissão que libera esta tela se chama Tarefas. É a mesma coisa: quem tem essa permissão vê o menu Atividades. A tela também exige que a sua conta tenha o módulo de CRM contratado — veja Usuários e permissões.
Você alterna entre duas formas de ver as mesmas atividades pelo botão de visualização no topo. A tela abre no Kanban.
As colunas do Kanban seguem os sete status da atividade, nesta ordem:
| Status |
|---|
| A fazer |
| Em andamento |
| Impedida |
| Aguardando material |
| Em revisão |
| Concluída |
| Cancelada |
Concluída e Cancelada são os status finalizados: atividade nesses dois status sai do recorte Todas ativas, deixa de contar como atrasada e aparece com o título riscado.
Cada cartão do Kanban mostra o negócio vinculado (ou o tipo da atividade, ou Sem vínculo), o ícone do status, o título, a descrição, o chip de vencimento, o selo de prioridade e o responsável (ou Sem responsável).
O chip de vencimento troca de cor sozinho: vermelho quando a atividade está atrasada, âmbar quando vence hoje ou amanhã, neutro no resto. Ele escreve Hoje, Amanhã, Ontem ou a data.
No canto do cartão ficam dois atalhos, quando o negócio vinculado tem contato: ligar para o contato e abrir a conversa no canal dele. Sem atendimento aberto, o segundo abre a janela de iniciar atendimento já com telefone e canal preenchidos.
Abra a tela de Atividades
No menu lateral, acesse Atividades e clique em Nova atividade. No Kanban, o + no topo de uma coluna cria a atividade já naquele status.
Preencha a atividade
Título, Tipo e Prioridade são obrigatórios. Sem título, o botão de criar fica desativado; o título aceita até 200 caracteres. A Descrição é opcional e aceita até 2000 caracteres.
Defina o prazo, se houver
A seção Prazo é opcional. A atividade nova começa marcada como Dia inteiro — desmarque para informar também a Hora. Os atalhos Hoje, Amanhã, Em 2 dias úteis, Em 3 dias úteis e Próxima semana preenchem a data com um clique.
Confira o responsável
A seção Atribuição vem preenchida com você. Troque em Responsável se a atividade é de outra pessoa, ou limpe o campo para deixar sem responsável.
Crie
Clique em Criar atividade.
A mesma janela abre de outros lugares: pelo painel lateral Atividades, pela aba Atividades de um negócio e pelo item Criar atividade do menu do cartão no quadro de negócios.
Criada a partir de um negócio, a atividade já nasce vinculada a ele e aparece a seção Configurações avançadas, com duas opções:
O Contato não é um campo da atividade: ele vem do contato principal do negócio vinculado, e é o que habilita os botões de ligar e de conversar no cartão. Veja Contatos.
Os tipos são configurados pelo administrador em Configurações > Atendimento > Tipos de Atividade. Clique em Incluir para criar um e preencha:
A Prévia mostra como o tipo vai aparecer antes de salvar. Na lista você também edita, exclui um tipo ou seleciona vários para excluir de uma vez. Veja Cadastros de apoio.
A barra acima do quadro tem os filtros que você mais usa. A tela abre mostrando Todas ativas, com você como responsável e ordenada pelo Vencimento mais próximo. Se você não tem nenhuma atividade, o filtro de responsável volta para todos em vez de deixar a tela vazia.
Filtre pelo que importa agora
O recorte à esquerda alterna entre Todos, Todas ativas, Pendentes, Hoje, Finalizadas, Atrasadas e Próximas. Ao lado ficam os filtros de Prioridade e Responsável (inclusive Sem responsável), e a busca, que procura no título, na descrição, no negócio, no contato, no responsável e no tipo.
Refine em Mais filtros
O botão Mais filtros abre um painel com Status, Criadas no período e Aguardando resposta — este último deixa só as atividades cujo contato está esperando retorno no atendimento. Os campos Pipeline e Departamento só aparecem quando as atividades carregadas têm esses dados. Monte o recorte e clique em Aplicar. O botão mostra quantos desses filtros estão ativos, e cada um vira uma etiqueta em Filtros aplicados, que você remove uma a uma ou de uma vez em Limpar filtros. Já o Limpar da própria barra devolve todos os filtros ao estado inicial de uma vez, inclusive a busca, o recorte e o responsável.
Trabalhe pela ordem de prazo
O contador à direita diz quantas atividades o recorte atual tem. A ordenação aceita Vencimento mais próximo ou mais distante, Criação mais recente ou mais antiga e Finalização mais recente ou mais antiga.
Atualize o status conforme avança
Arraste o cartão para a coluna certa. Assim o restante da equipe enxerga a situação real sem perguntar — e quem estiver com a tela aberta vê a mudança na hora, sem recarregar.
Abra a atividade e clique em Concluir atividade. O SunchatPlus pergunta se você quer registrar um comentário de conclusão: escreva o que aconteceu ("cliente pediu para retomar em março") e clique em Concluir, ou pule com Concluir sem comentário. O comentário fica guardado na atividade.
O botão Concluir atividade aparece dentro da atividade só quando ela está em A fazer. Nos outros status, use o menu do cartão ou arraste para a coluna Concluída.
O menu do cartão (o … no canto, ou o botão direito do mouse) troca o status sem abrir a atividade:
Concluiu por engano ou a atividade voltou? Use Reabrir. Ela sai de Concluída e volta para o quadro com os mesmos dados.
Clique na atividade para abri-la como Editar atividade, seja no cartão do Kanban, na linha da lista ou no painel lateral. Todos os campos continuam editáveis. Clique em Salvar.
Se você tentar fechar com alterações pendentes, o SunchatPlus pergunta se quer descartar. Você pode voltar e continuar editando.
Para remover, use Excluir atividade no menu do cartão: o SunchatPlus avisa que a atividade será removida permanentemente e que não dá para desfazer. Pelo botão Excluir de dentro da atividade a confirmação é mais curta — só pergunta se você tem certeza — mas o efeito é o mesmo.
O ícone de Atividades na barra da direita abre um painel com as suas atividades, para consultar e riscar rápido sem sair da tela em que você está.
O painel lateral só lista atividades em que você é o responsável e que têm prazo definido — com vencimento entre um ano atrás e um ano à frente. Atividade sua sem data de vencimento nunca aparece aqui. Para ver tudo, use a tela Atividades.
A visão gerencial fica junto dos outros dashboards. No menu lateral, abra Dashboard e escolha a aba Atividades.
A tela começa nos últimos 30 dias e usa a Data de vencimento como referência. O seletor ao lado troca a base para Data de criação ou Data de conclusão. A barra ainda traz filtros de período, Departamento e Atendente, mais o botão Atualizar.
Os indicadores do topo:
Abaixo vêm quatro gráficos: Atividades por período (por dia, semana ou mês), Criadas x concluídas, Distribuição por prioridade e Distribuição por tipo.
Fecha a tela o Ranking por responsável, com Total, Concluídas, Atrasadas e Taxa de conclusão de cada pessoa. Use Exportar CSV para levar o ranking para uma planilha. Com esses números, dá para perceber quem está sobrecarregado e redistribuir antes que prazos estourem.
O ranking mostra o nome de cada pessoa e quantas atividades ela deixou atrasar, então aparece só para administrador ou responsável da conta. Quem não tem esse papel vê os indicadores e os gráficos, sem a tabela final.