E-mail integrado
Conecte a caixa de e-mail da empresa e trabalhe as mensagens dentro do SunchatPlus
Conecte a caixa de e-mail da empresa e trabalhe as mensagens dentro do SunchatPlus
No menu lateral, Emails é uma caixa de entrada dentro do SunchatPlus. A plataforma mantém uma cópia sincronizada da sua caixa: as mensagens são lidas do servidor do provedor e os envios saem pelo servidor de envio da própria conta. A vantagem sobre abrir o webmail em outra aba é o contexto — no e-mail aberto você consulta os contatos, atendimentos, negociações e tickets ligados aos participantes, e o que você envia de dentro de uma negociação fica no histórico dela.
A tela depende de uma conta de e-mail conectada ao seu usuário. Sem isso, ela mostra Nenhuma caixa de email configurada com o botão Adicionar caixa de email. A tela Emails também exige o módulo de CRM contratado e a permissão de acesso ao menu.
As contas ficam em Configurações > Comunicação > Contas de E-mail, tela liberada para administradores e responsáveis.
Abra a tela de contas
Vá em Configurações > Comunicação > Contas de E-mail e clique em Incluir.
Escolha o tipo de caixa
As opções são Gmail, Yahoo, iCloud e Outro (servidor próprio). Essa escolha não pode ser alterada depois. Clique em Próximo.
Informe o acesso e conecte
Nos provedores conhecidos, preencha Email e Senha de app. A própria etapa mostra onde gerar essa senha, porque a senha normal da conta costuma ser recusada. Em Outro, o campo é a Senha da caixa e você informa também Host IMAP, Porta IMAP, Host SMTP e Porta SMTP. Clique em Conectar.
Nos três provedores conhecidos os campos de servidor nem aparecem, porque a plataforma já sabe quais são. Em Outro, você informa tudo:
| Tipo de caixa | Recebimento (IMAP) | Envio (SMTP) |
|---|---|---|
| Gmail | imap.gmail.com, porta 993 | smtp.gmail.com, porta 465 |
| Yahoo | imap.mail.yahoo.com, porta 993 | smtp.mail.yahoo.com, porta 465 |
| iCloud | imap.mail.me.com, porta 993 | smtp.mail.me.com, porta 587 |
| Outro | você informa | você informa |
Em Outro, marque Caixa só de envio quando o endereço servir apenas para mandar mensagens. Nesse modo, você informa o servidor SMTP e não precisa configurar o recebimento por IMAP. A caixa aparece com a indicação Só envio e não recebe nem sincroniza mensagens.
Conectar testa o recebimento e o envio antes de gravar qualquer coisa. Se o teste falhar, a conta não é criada e a mensagem de erro aparece na própria etapa. Deu certo, a primeira sincronização roda em segundo plano — a caixa pode levar alguns minutos para aparecer completa.
Não existe conexão do tipo "entrar com Google" ou "entrar com Microsoft" no cadastro de uma conta nova. A conexão é sempre por servidor e senha, com senha de app nos provedores conhecidos.
Cada pessoa do time pode cadastrar a própria caixa sem passar pelo administrador: em Meu Perfil, aba Integrações, seção Contas de E-mail, use Nova conta. Dar acesso a uma caixa já cadastrada continua sendo ação do administrador.
A tela Emails mostra apenas as caixas ativas e vinculadas ao seu usuário. Quem controla isso é a lista Usuários vinculados, dentro da conta: uma mesma caixa pode ser compartilhada por vários usuários.
No mesmo lugar existe o campo Publicação da caixa postal, que registra a intenção da caixa:
| Publicação | Significado |
|---|---|
| Individual | Somente o responsável enxerga e usa esta caixa |
| Pública | Compartilhada com os membros da equipe |
A publicação não dá acesso por si só. Mesmo em uma caixa Pública, quem passa a vê-la na tela Emails é o usuário que estiver na lista de vinculados.
Para dar ou tirar acesso, vá em Configurações > Pessoas > Usuários, abra o usuário e use a seção Contas de E-mail: Vincular escolhe uma conta já cadastrada, Nova conta cadastra uma caixa direto para essa pessoa, e o ícone de desvincular remove o acesso. Desvincular não exclui a conta.
A lista mostra Conta, Provedor, Publicação, Última sincronização, Status e Ativo. O status resume a última tentativa de conexão: Aguardando conexão, Conectado, Desconectado, Erro de autenticação ou Erro.
Nas ações da linha você tem:
| Ação | O que faz |
|---|---|
| Editar | Nome da conta, senha e servidores, publicação e usuários vinculados |
| Reautenticar | Atualiza a credencial quando a senha muda ou o acesso quebra |
| Sincronizar | Busca as mensagens novas daquela conta na hora |
| Conta de suporte | Faz os e-mails recebidos abrirem tickets (só com o módulo de tickets contratado) |
| Inativar / Ativar | Para ou retoma o uso da caixa sem excluir nada |
| Excluir | Remove a conta e, junto, todas as pastas e mensagens dela |
Em Editar, deixe a senha em branco para manter a credencial atual. Se você trocar a senha ou os servidores, a conexão é testada antes de salvar — e nada é alterado quando o teste falha. O mesmo vale em Reautenticar. Em contas autorizadas pelo próprio provedor, Reautenticar abre a janela de autorização dele em vez de pedir senha.
Erro de autenticação quase sempre é senha trocada ou senha de app revogada. Use Reautenticar antes de pensar em excluir e recadastrar: as mensagens já sincronizadas continuam onde estão.
À esquerda ficam as pastas — Caixa de entrada, Com estrela, Enviados, Rascunhos, Arquivados, Spam, Lixeira e Todos os emails — com a contagem de não lidos. Abaixo, em Caixas postais, você filtra por uma caixa específica e volta com Todas as caixas.
Abra a mensagem
Clique no e-mail na lista. O conteúdo completo carrega em seguida, com os anexos listados acima do corpo. Use Anterior e Próximo para andar pela lista sem voltar.
Responda ou encaminhe
Responder abre a composição com o remetente já no destinatário e o assunto com Re:. Encaminhar (no menu Mais) monta a mensagem com Fwd: e o texto original citado. As duas saem pela mesma caixa que recebeu.
Organize
Use a estrela no que precisa de atenção — o filtro Com estrela junta tudo. Arquivar move a mensagem para Arquivados e tira da caixa de entrada, sem apagar nada.
Ainda no e-mail aberto você marca como lida ou não lida, imprime e abre o painel de relacionamento. Os anexos são baixados clicando no nome do arquivo.
Para trabalhar em bloco, marque as caixas de seleção da lista. O menu ao lado do seletor geral oferece Todos, Nenhum, Lidos e Não lidos, e a barra passa a mostrar as ações de marcar como lida, marcar como não lida, arquivar e excluir. Como o servidor processa uma mensagem por vez, uma barra acompanha o andamento ("Arquivando 8 de 40 emails…") — as outras pastas só ficam atualizadas quando o lote termina.
Fora da Lixeira, excluir move a mensagem para a lixeira. Dentro dela, a exclusão é definitiva: o SunchatPlus pede confirmação e o e-mail é removido da conta e do servidor, sem volta.
O botão de atualizar, acima da lista, sincroniza as caixas com o provedor e recarrega a pasta. Fora disso, a sincronização acontece sozinha em segundo plano.
Novo email abre a janela Nova mensagem, que você pode arrastar pela barra de título e maximizar.
O botão Enviar só libera quando há caixa remetente, pelo menos um destinatário, assunto, mensagem escrita e anexos concluídos. Enquanto faltar algo, o rodapé diz exatamente o quê. Ctrl + Enter também envia. Ao confirmar, o SunchatPlus avisa que o e-mail está na fila de envio: a saída acontece em seguida, em segundo plano.
A composição não tem cópia oculta nem agendamento de envio, e o botão Rascunho apenas fecha a janela (com confirmação, se você já digitou algo) — ele não guarda um rascunho na plataforma. A pasta Rascunhos mostra o que veio do seu provedor.
A busca do topo procura no assunto, na prévia e no nome e endereço de quem enviou, sempre dentro da pasta selecionada. O ícone ao lado do campo abre a Pesquisa avançada, com De, Para, Assunto, Período (início e fim), Ordenação (mais recentes ou mais antigos primeiro) e Somente com anexo. Limpar volta aos critérios vazios.
Para procurar em todas as pastas de uma vez, selecione Todos os emails antes de pesquisar. É assim que você reencontra algo que já foi arquivado.
É aqui que o e-mail integrado deixa de ser só um webmail.
Não existe hoje uma ação para pegar um e-mail recebido na caixa de entrada e vincular à mão a um contato ou a uma negociação. O vínculo nasce do envio feito de dentro da negociação; para o resto, o painel de relacionamento faz a ponte pelo endereço.
Em Configurações > Comunicação > Modelos de E-mail você guarda textos reutilizáveis. Clique em Incluir para abrir Novo modelo de e-mail e preencha:
| Campo | Detalhe |
|---|---|
| Nome do modelo | Obrigatório. Nome interno, como "Confirmação de pedido" |
| Visibilidade | Privado (só você usa) ou Compartilhado (fica disponível para a equipe) |
| E-mail de resposta | Opcional. Endereço que recebe as respostas; em branco, vale o padrão da conta |
| Assunto | Aceita variáveis, como Seu pedido {{numero}} foi confirmado |
| Corpo | Editor completo, com o botão de inserir variável |
As variáveis são escritas entre chaves duplas e trocadas pelo valor real na hora do envio. O catálogo inclui, entre outras, {{saudacao}}, {{protocolo}}, {{usuario.nome}}, {{contato.nome}}, {{contato.primeiro-nome}}, {{contato.email}} e {{contato.telefone}}. Use o botão de variáveis do editor para inserir sem errar o nome.
A lista traz Nome, Assunto e Visibilidade, com busca, edição pelo duplo clique e exclusão de um ou de vários modelos selecionados.
A janela Nova mensagem da tela Emails ainda não traz um seletor de modelos: hoje o cadastro serve para manter os textos e as variáveis padronizados em um só lugar.